fullsystem Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement für Unternehmen jeder Größe
Dokumentenmanagement für Unternehmen jeder Größe – mit der Schnittstelle zu fullsystem die optimale DMS-Erweiterung für alle fullsystem-Lösungen (Warenwirtschaftssysteme, Buchhaltungssoftware, Dokumentenmanagementlösung).
Dabei bietet ELO weitaus mehr als die reine digitale Archivierung von Dokumenten.
Archivierung
- revisionssichere Archivierung von Daten über den vorgeschriebenen Lebenszyklus
- sichere Ablage von Dokumenten mit Hashwert und Zertifikat auf allen marktüblichen Speichermedien
- zertifizierte Langzeitspeicherunterstützung aller gängigen Anbieter wie NetApp, IBM, EMC, Hewlett-Packard, Hitachi, Plasmon
- Backup-Modul zur Verwaltung zusätzlicher Langzeitspeicher wie WORM, UDO, DVD-Jukebox
- Dublettencheck zur Vermeidung von mehrfach abgelegten Dokumenten
- parallele Verwaltung von mehreren Archiven und Ablagepfaden
- ausführliche Report- und Auditfunktionen für alle Archivfunktionen
- mandantenfähig für unterschiedliche Unternehmensbereiche
- Replikation von Archivinhalten bei geografisch verteilten Standorten
- hohe Verfügbarkeit und Laststabilität
Dokumentenmanagement
- beliebige Ordnungsstrukturen frei definierbar
- schnelles Blättern in den Dokumenten
- Aufbringen von Haftnotizen und Stempeln direkt auf Bilddokumente
- Anzeige eines Dokumentes durch logische Kopien in verschiedenen Ordnern
- farbliche Kennzeichnung von unterschiedlichen Dokumenten und Ordnern
- freie Definition von Indexmasken für Dokumente und Strukturelemente wie Ordner und Akten
- Check-In und Check-Out zur übersichtlichen Verwaltung unterschiedlicher Versionen eines Dokumentes
- dynamische Ordner für benutzerdefinierte Ansichten
- freie Definition von eigenen Standardregistern
- lernfähiger Ablageassistent
- Drag & Drop von E-Mails und Anhängen direkt aus Microsoft Outlook
- automatische Verwaltung der Versionshistorie beim Ändern von Dokumenten
- Vergleichen unterschiedlicher Versionen eines Dokumentes
- Konvertierung von Dokumenten in Langzeitformate wie TIFF und PDF/A
- Ablageordner automatisch anlegen
Dokumentenanzeige/Ansicht
- Anzeige aller gängigen Dokumentenformate im Originalformat
- unterschiedliche Ansichten wie Zoom, Vollbild und Ausschnitt-Anzeige
- TIFF-Preview bei mehrseitigen Dokumenten
- DIA-Vorschau für grafische Dokumente, Bilder und PDF-Dateien
- Linealfunktion für bessere Lesbarkeit von Listen
Suchfunktionen
- übergreifende Suche über alle Dokumente
- Markieren von Suchtreffern im Dokument
- erweiterte Suche mit logischen Operatoren
- Speichern von Standardsuchanfragen
- weitere Suchfunktionalität zur Verfeinerung der Trefferlisten
- Volltextsuche nach Stichworten im gesamten Dokument
- kombinierte Suche im Volltext und Indexinformationen
- Direktsuche über alle Indexfelder
- fehlertolerante Suche
- Sortierung und Export der Trefferlisten
- optionale assoziative und kontextbezogene Suche
Workflow-Funktion
- eigener Workflowserver
- Ad-hoc-Workflow spontaner Arbeitsabläufe
- grafischer Designer zur Definition von Standard-Workflows
- Verwaltung unterschiedlicher Workflow-Vorlagen und Versionsstände
- Delegieren von Aufgaben innerhalb eines Standard-Workflows
- visuelle Überwachung von Workflow Abläufen
- Verwalten von laufenden und abgeschlossenen Workflows
- transparente Protokollierung des gesamten Workflowablaufes
- mehrstufiges Eskalationsmanagement bei Fristüberschreitungen
Scannen von Papierdokumenten
- integrierte Scanfunktionalität
- Unterstützung aller marktüblichen Dokumenten- und Netzwerkscanner sowie Multifunktionsgeräte (MFP)
- Unterstützung von Standardschnittstellen (TWAIN)
- Einzel- und Mehrfachseiten scannen
- Drehen, Sortieren und Filtern der gescannten Seiten
- direkte Verwaltung unterschiedlicher Scanprofile
- automatische Trennseitenerkennung
- Bildoptimierung bei Schwarz-Weiß-Scans
- automatisches Geraderücken der Seiten
- automatisches Klammern und Entklammern der gescannten Seiten
- Aufnahme der Dokumente in die Volltextsuche (OCR)
- Auslesen von Teilbereichen des Dokumentes per OCR zur automatischen Verarbeitung